Система Orphus

Насколько вы продуктивны?

Автор: Андрей Криган
Дата: 2013-05-13 Печать статьи
 Насколько вы продуктивны?

Когда мы хотим сделать больше, многие из нас просто работают больше часов, перемещаясь вокруг сроков, и многозадачностью. Хотя эта стратегия и может обеспечить некоторое временное облегчение, она не являются устойчивой в долгосрочной перспективе. Очень скоро, этот подход становится образом жизни, что приводит к высокому уровню стресса и в конечном итоге, низкой продуктивности.

Продуктивность - это показатель того, как много можно достичь, не зависимо от того, насколько вы заняты. Так что гораздо лучше, научиться работать интеллектуально, и использовать рычаги для достижения большего с вашим временем и ресурсами. Это увеличит продуктивность - и поможет вам найти дополнительное время, для того, чтобы заниматься другими вещами.

Тест ниже, поможет вам понять, насколько вы продуктивны. Затем, обсуждение и рекомендации, расположенными ниже, помогут вам определить стратегию, которую вы можете использовать, для того чтобы повысить вашу продуктивность, с помощью которой вы сможете делать больше, с наименьшим стрессом.

Насколько вы продуктивны?

Инструкция:

Для каждого пункта, отметьте кнопкой в столбце, ответ который лучше всего вас характеризует. Отвечайте, пожалуйста, на вопросы, как есть на самом деле (а не так, как должно быть, по вашему мнению), и не беспокойтесь, если некоторые вопросы покажутся вам, отмеченными в "неверном направлении”. Когда вы закончите, пожалуйста, нажмите кнопку “Подсчитать балы”, расположенную в нижней части теста

Вопросы
Никогда Редко Иногда Часто Всегда
1 Я использую рычаги управления временем других людей, чтобы работать эффективно.
2 Я организовую свой день, опираясь на природные взлёты и падения моей энергии и мотивации.
3 Я активно ищу пути для улучшения потока моей работы, и того как я подхожу к задачам.
4 Я могу сосредоточиться на одной задаче в течение значительного периода времени.
5 Я трачу много времени на поиск информации или документов, или поиск пропавших вещей.
6 Я активно ищу пути, как не тратить время и усилия - для себя и для моей команды.
7 Я многозадачный регулярно.
8 Я использую талант, время и опыт других людей в моей команде, чтобы помочь выполнить работу.
9 Я использую такие популярные методы, как skimming (снятие сливок) и выделение заметок для определения ключевых моментов из документов, которые я получаю.
10 Я использую формальные системы отслеживания, для того чтобы понять, как я провожу своё время.
11 У меня есть четкий план борьбы со сбоями и прерыванием.
12 Объём корреспонденции и документации, которые я получаю каждый день, заваливает меня.
13 Я откладываю решение трудных или неприятных задач до последней минуты или до тех пор, пока проблема исчезнет сама по себе.
14 Чтобы убедиться, что все сделано правильно, я пристально слежу за деятельностью и решениями других членов моей команды.
15 Я понимаю, что мои мысли блуждают, и поэтому мне трудно сосредоточиться надолго.
16 Я выполняю все задачи, которые возложены на меня, и чувствую, что я смогу идти в ногу с объёмом работы.

Total of weighted scores
(see instructions):

Интерпретация оценки

Оценка
Комментарий
16-36 У вас над чем поработать, чтобы стать более продуктивным. Это неэффективно, просто заполнить свой день задачами и пытаться сделать слишком много, не учитывая ваши пределы и приоритеты. Используйте информацию и ресурсы ниже как свою мотивацию, чтобы работать умнее, а не тяжелее. Хорошие Новости: скоро вы сможете сделать еще больше, за меньшее время.
37-58 Вы находитесь на верном пути, с вашей производительностью, вы, вероятно, выполните ваши самые важные задачи. Однако, вы могли бы быть более продуктивным. Используйте методы повышения производительности и ресурсы, изложенные ниже чтобы стать более продуктивным и эффективным в вашей повседневной жизни.
59-80 Фантастика! У вас есть четкое представление о ваших приоритетах, и вы используете ваше время, чтобы максимизировать ваш результат. Вы также думаете о том, как использовать рычаги, чтобы получить максимальную отдачу от вашего времени и использовать его на пользу организации. Это делает вас реальным активом. Там, где это целесообразно, используйте ресурсы ниже чтобы продолжать наращивать и улучшать вашу продуктивность .

Этот тест выделяет пять ключевых элементов продуктивности - организация, отношение, делегирование, интеграция информации и эффективное использование систем. Мы рассмотрим эти ключевые элементы ниже. Увеличивая вашу продуктивность и эффективность в этих областях, вы сможете сделать больше за ваш день. Вы также поймёте, где сосредоточить своё время и энергию, чтобы повысить продуктивность и получить лучшие результаты.

Организация

(Вопросы 2, 5, 7, 10)

Первым этапом в любом плане по повышению продуктивности должна быть организация. Подумайте о том, как организовать ваше физическое пространство так, чтобы это стало помощью, а не болью для вашей продуктивности . Грязный стол и ящики влияют на продуктивность, так как вы тратите драгоценное время на поиски из груды документов, вместо того, чтобы заниматься подготовкой дорогостоящего мероприятия. Научиться быть организованным (Готовится к публикации) - это искусство, и вы должны работать над этим каждый день. Для организации электронной почты (Готовится к публикации) и организации ваших файлов (Готовится к публикации), существует много систем, которые могут помочь вам навести порядок в вашей рабочей среде.

Организация также включает в себя самосознание и осознание того, как вы проводите свое время, что необходимо для повышения продуктивности. Журнал активности (Готовится к публикации) показывает вам, где именно вы используете своё время хорошо, а где вы тратите время на работу с низким приоритетом, перерываетесь и отвлекаетесь. Журнал активности раскрывает, полагаетесь ли вы на многозадачность (Готовится к публикации): выполнение больше, чем одной задачи одновременно, на самом деле уменьшает продуктивность.

Самосознание также поможет вам понять, когда вы делаете свои лучшие работы. Некоторые люди делают всю работу рано утром, а другие не продуктивны во второй половине дня или вечером. Понимание ваших предпочтений в моделях работы поможет вам запланировать важные приоритетные задачи на время суток, когда вы работаете лучше. Наши статьи Это”Утренняя задача?” (Готовится к публикации)? исследует этот вопрос более подробно.

Отношение

(Вопросы 4, 11, 13, 15)

В следующей части, повышение продуктивности связано с вашим отношением и подходу к вашей работе. Само-мотивация (Готовится к публикации) очень важна, если вы хотите увеличить вашу продуктивность. Узнайте, что побуждает вас делать свои лучшие работы, а затем создайте для себя наилучшие условия для этого. Кроме того, когда вы создадите среду, которая будет поддерживать продуктивность, вы можете поставить это "в поток" (Готовится к публикации). Это состояние, которое позволяет вам сосредоточиться на вашей интенсивной работе для достижения невероятных результатов.

Чтобы попасть в эту высоко продуктивную зону, вы также должны свести к минимуму или устранить сбои. Составьте план управления прерыванием, управления стрессом и улучшения вашей концентрации (Готовится к публикации). Когда вы предпримите позитивные меры, чтобы контролировать ваше время и график, вы, вероятно, уменьшите стресс, который позволит вам получать еще больше положительной энергии. Это важно для "потока", когда ваш план продуктивности будет поддерживать и совершенствовать себя, с того момента, когда вы только начали.

Ваше мышление является принципиально важным для повышения продуктивности и улучшения общего управления временем. Мыслите позитивно и беритесь за выполнение небольших задач, чтобы улучшить свои показатели. Это даст вам мотивацию и вдохновение, продолжать двигаться вперёд согласно вашего плана. Начните прямо сейчас, приняв положительные перспективы (Готовится к публикации) и будьте уверены в том, что вы, действительно, можете быть продуктивным и достигать ваших целей.

Делегирование

(Вопросы 1, 8, 14)

Быть продуктивным - это не одиночный вид спорта. Чтобы быть по-настоящему продуктивным в рабочей обстановке, вы должны полагаться на вашу команду, которая поможет вам. Вот почему работа команды предпочтительный способ достижения цели - вместе, можно достичь гораздо большего, чем с помощью усилий отдельных лиц.

Чтобы использовать энергию командной работы, вы должны знать, как делегировать эффективно. Делегирование это не просто заставлять других делать вашу работу, успешное делегирование (Готовится к публикации) гарантирует, что человек выполнит задание, независимо от того, кто в конечном итоге несёт ответственность за его выполнение. Когда люди имеют возможность работать над реализацией своих приоритетных задач, то всё - и ваша организация в том числе – в выигрыше. Если вы тратите слишком много времени на выполнение работы, которую могли бы сделать другие люди, и у вас не хватает времени, для того чтобы добиться прогресса в ваших собственных ключевых целях, то вам необходимо пересмотреть, кто и чем должен заниматься на регулярной основе.

Делегирование эффективное средство обеспечения достаточной поддержки и ресурсов тем, что другой человек может выполнить работу хорошо. Это не значит, макроуправление (Готовится к публикации) процессом и проверка каждые 10 минут, чтобы всё были сделано правильно (другими словами, "ваш путь"). Чтобы делегировать успешно, нужно знать, как отпустить и доверять людям, которые делают то, что им поручено. Когда вы будете делать это на регулярной основе и создадите команду людей, в которые все помогают друг другу по мере необходимости, ваша продуктивность увеличится радикально.

Интеграция Информации

(Вопросы 9, 12)

Ваша продуктивность также увеличится, когда вы поймёте, как получать и использовать информацию быстро. Письма, записки, торговые журналы, опубликованные исследования, отчёты, производственные показатели, финансовые результаты - это лишь некоторые категории информации, которую вы можете получать регулярно. Если вы попытаетесь прочитать каждую из них в деталях, то это может занять сутки и более, каждую неделю!

Итак, рассмотрим стратегии для преодоление информационной перегрузки (Готовится к публикации). Вы должны подходить к информации, с предельным вниманием. Что вы должны знать? Какой тип информации будет представлять конкретный документ? Как вы будете использовать эту информацию, для того чтобы улучшить методы вашей работы? Ваши ответы на эти вопросы помогут вам определить уровень детализации, который необходим для каждого документа. Вы можете просто игнорировать некоторые сообщения, или быстро просматривать заголовки тем. С помощью этой и других активных стратегий чтения (Готовится к публикации), которые помогут вам сэкономить время, которое вы проводите, работая с информацией и документацией.

Если вы должны прочитать много информации подробно, узнайте как, прочитав статью скорость чтения. Наша статья по этой теме рассматривает несколько способов чтения материала, быстро, а практиковать скорость чтения вы можете, по-своему. Если вы сделаете процесс обработки и интеграции информации быстрым и эффективным, это позволит вам работать более продуктивно.

Системы продуктивности

(Вопросы 1, 3, 6, 16)

Наконец, увеличение продуктивности поможет достичь большего не только вам, но и вашей команде.

Совершенствование организационных систем не только поможет вам достичь большего, а также поможет вашей организации использовать свои способы достижения целей (Готовится к публикации) более эффективно. Рассмотрим непрерывное совершенствование на основе практики Кайдзен (Готовится к публикации), а также методы Канабан (Готовится к публикации) и Анализ работы (Готовится к публикации). Это приободрит вас при взгляде на повседневные задачи, процессы, практики и продемонстрирует, как можно делать эти вещи лучше. Кроме того, вы узнаете о бережном производстве (Готовится к публикации), и спросите : "Как мы можем делать то, что мы делаем с меньшим количеством отходов?"

Будь то сокращение пробок (Готовится к публикации)или процесс проведения эффективных совещаний (Готовится к публикации), всё, что способствует эффективной рабочей обстановке в конечном итоге сделает вас более продуктивным.

Ключевые моменты:

Неважно, как хорошо вы действуете сейчас, вы всегда можете повысить вашу продуктивность. Когда вы станете более продуктивным, вы внесёте существенный вклад в общий успех и прибыльность организации. А так же, будете, чувствовать себя хорошо в управлении вашим временем и знать, что вы способны производить результаты, которые от вас ждут.

Чтобы быть более продуктивным нужно быть организованным, иметь правильное отношение, эффективно управлять поступающей информацией и активно искать пути для улучшения вашей рабочей системы. Принимая такой подход, вы увеличите вашу продуктивность и эффективность.

Mindtools.com

Прсмотров: 516