Система Orphus

Насколько хорошо вы управляете проектами?

Автор: Андрей Криган
Дата: 2013-06-04 Печать статьи
 Насколько хорошо вы управляете проектами?

Рано или поздно вы получите официальное звание менеджер проекта с шансами возглавить какой-то проект на некоторое время. Начиная от процедурного изменения в вашем отделе до открытия филиала в другом городе, проекты бывают разных форм и размеров. По мере сложности будет расти и количество деталей, которые вы должны контролировать. Однако, основы управления проектом от начала до конца, как правило, очень похожи.

Этот небольшой тест поможет вам определить, насколько хорошо вы ориентируетесь в восьми ключевых сферах, которые важны для успешной реализации проекта. Тест предназначен для людей, которые управляют проектами значительных размеров, но которые не являются штатными (постоянными) менеджерами проектов. Тем не менее, каждый может использовать свои ответы и быть уверенным, что они применяются передовой практикой.

Насколько хорошо вы управляете проектами?

Инструкция:

Для каждого пункта, отметьте кнопкой в столбце, ответ который лучше всего вас характеризует. Отвечайте, пожалуйста, на вопросы, как есть на самом деле (а не так, как должно быть, по вашему мнению), и не беспокойтесь, если некоторые вопросы покажутся вам, отмеченными в "неверном направлении”. Когда вы закончите, пожалуйста, нажмите кнопку “Подсчитать балы”, расположенную в нижней части теста.

Заявление Никогда Редко Иногда Часто Всегда
1 Я обсуждаю, то что должно быть сделано в крайние сроки, и рассчитываю на то, что люди, которым я распределил работу, будут ответственны за разбивку рабочих пакетов на более мелкие и более управляемые части.
2 Когда я выбираю поставщиков, я основываю свое решение на их способности по своевременной доставке, а также по цене.
3 Я готовлю конкретные сроки и последовательность действий, и использую этот график для управления проектом в целом, чтобы обеспечить своевременное его завершение.
4 Когда проект начинается, я работаю с его спонсором, веду переговоры и согласовываю конкретные результаты.
5 Проектные группы временны, поэтому я не слишком беспокойтесь о личностях. Я выбираю членов команды, основываясь на технических навыках, которые мне нужны.
6 В начале проекта, я формально излагаю что, почему, кто, как и когда в Документе Посвящения в Проект - так что каждый сможет понять, какие элементы проекта сочетаются друг с другом.
7 Я просчитываю множество экономических альтернатив при разработке моего основного бюджетного плана проекта.
8 Я намечаю чёткие ожидания для проектной команды, и управляю своей индивидуальной и коллективной производительностью как частью общего процесса определения качества проекта.
9 Когда проект отстаёт от графика, я вместе с моей командой ищем решения, а не виновных.
10 Я определяю, как много потенциальных рисков проекта меня ожидает, и разрабатываю план по управлению или минимизации каждого из них, больших или малых.
11 Потому как проекты связаны с множеством переменных, которые часто меняются, я позволяю плану развиваться самостоятельно, как только подходит время, для обеспечения максимальной гибкости.
12 Я использую, клиент/требования заинтересованных сторон, в качестве основного показателя качества для мной управляемых проектов.
13 Я регулярно контролирую и оцениваю значительные риски, поскольку проект продолжается.
14 Я даю людям крайние сроки завершения своей работы над проектом, и рассчитываю на координацию их действий с другими людьми, когда это необходимо.
15 Я держу всех участников проекта в курсе дел, провожу регулярные собрания и оповещаю всех об отчетах выполнения, изменении статуса и других проектных документах.
16 Я определяю, что конкретно ожидают заинтересованные стороны от проекта, и использую эти ожидания, для определения и управления масштабами проекта.
17 Прогнозирование расходов - это скорее искусство, чем наука, поэтому я включаю в бюджет дополнительные средства и рассчитываю на то, что я нахожусь под конечной стоимостью.
18 Я предоставляю информацию о состоянии проекта в простой форме, чтобы удовлетворить информационные потребности заинтересованных сторон.
19 Обеспечение сдачи в срок и в рамках бюджета - это самое важное для меня.
20 Когда я заключаю контракты на товары или услуги, я часто выбирают поставщиков, основываясь на знакомствах и предыдущих отношениях с моей организацией.
  Total of weighted scores
(see instructions):

 

 

 

 

 


Интерпретация оценки

Оценка Комментарий
20-46 О, Боже. Сейчас, вы может быть сфокусированы в основном на повседневной деятельности, а не на общей картине. Если вы уделите больше времени на планирование и подготовку, вы увидите значительное улучшение в результатах ваших проектов. Вы будете иметь больше времени, чтобы использовать его на плодотворную работу, а не на борьбу с сюрпризами на последних минутах. В рамках планирования многих ваших проектов, потребуются больше времени, чтобы создать план развития определенных навыков, по которым вы отстаёте (вы увидите их ниже).
47-74 Ваши навыки управления проектами в порядке, и когда проекты относительно простые, ваши результаты часто являются хорошими. Тем не менее, при управлении более сложными проектами, контролировать вы сможете меньше и шансы на то, чтобы достигнуть ожидаемого результата будут ниже. Найдите время, чтобы улучшить свои навыки планирования и подготовиться к неожиданностям. Чем больше времени вы потратите на предварительное планирование, тем лучше будут ваши результаты проекта. (Читайте ниже чтобы начать.)
75-100 Вы опытный менеджер проекта. Некоторые вещи, которые случаются, будут вас расстраивать и вредить вашей уверенности в своей способности привести проект к успешному завершению. Используйте свое мастерство, чтобы помочь другим членам вашей команды, развивать свои навыки в управлении проектами. Подавайте пример, и предоставляйте возможность другим членам вашей команды управления различными частями проекта. Кроме того, вы должны быть в курсе ваших собственных сильных и слабых сторон. Так же просматривайте проект, после его завершения, убедитесь, что вы проверили собственную работу, и определяйте, что можно сделать лучше в следующий раз. (Читайте ниже чтобы начать.)

Интеграция проекта

(Вопросы 6, 11)

В самом начале проекта, важно чётко понять цели проекта, и то, как различные элементы должны сочетаться друг с другом для достижения успешного результата. .

Для начала создайте Анализ Бизнесс-Требований (Скоро), а затем разработайте всеобъемлющий Документ посвящения в проект (Скоро), который будет отображать основные требования проекта и результаты, так чтобы каждый смог понять цели проекта.

Для подготовки этого крайне необходимого, документа высокого уровня, вы должны понимать этапы и процессы управления проектами (Скоро). Этот обзор поможет вам лучше подготовиться к тому, что ждёт вас впереди. Понимание цикла планирования (Скоро) также важно, потому что это поможет вам оценить, насколько важен ваш план проекта для успешного результата.

Сфера управления

(Вопросы 4, 16)

Проекты имеют неприятную привычку расширяться, по мере того как они продвигаются, что делает невозможным попадание в сроки. Для управления этой “сферой ползучести,” очень важно определить объём в самом начале проекта на основе Анализа Бизнесс-Требований, а затем управлять ней тесно по этим прописанным определениям. Подробнее о том, как это сделать, см. нашу статью о сферы управления (Скоро).

Управление графиком

(Вопросы 1, 3, 9, 14)

Объем проекта может легко расти, а вместе с ним может расти и время необходимое для его завершения. Проект должен быть завершен успешно, несмотря на все неизвестные, важно четко определить последовательность действий, оценить время, необходимое для каждого из них, закладывать достаточно времени на случайные и непредвиденные обстоятельства для того, чтобы учесть неожиданное. Также важно контролировать полное завершения каждого вида работ – это шокирует, когда узнаёшь, сколько времени иногда требуется для выполнения работы для того, чтобы перейти от "80% стадии" до "100% стадии" завершения работ!

Обладая этой информацией, вы можете разработать График реализации проекта (Скоро) а затем начать разбивать его на отдельные фрагменты работ с использованием Структуры разделения работ (Скоро). Графика часто не хватает, особенно когда разные люди делают разные вещи, и результат их работы становится входом для другого куска работы. Чтобы отслеживать различные виды деятельности, Диаграммы Ганта и Анализ критического пути часто бывают полезны. Эти инструменты позволяют готовить и управлять расписанием для максимальной эффективности.

Управление расходами

(Вопросы 7, 17)

Чтобы определить стоимость проекта, вы должны быть всегда рядом с вашей сметой, бюджетом и системой управления (controlling).

Также следует помнить, что многие проектные решения повлияют на стоимость. Таким образом, важно понимать, что такое управление расходами и разработать систему для мониторинга финансовых показателей проекта. Управление финансовым проектом (Скоро) требует многих инструментов и стратегий, поэтому очень важно создать надежную систему управления, чтобы отслеживать затраты и необходимых изменений.

Управление качеством

(Вопросы 4, 12, 19)

Проекты должны быть предоставлены не только во времени и в рамках бюджета, но и со спецификацией (это то, что называют “качеством” в сфере управления проектами). В рамках этой главы, убедитесь, что вы активно управляете выгодным проектом (Скоро). Постоянно ссылаясь на преимущества, которые обеспечит данный проект, вы в первую очередь обеспечите клиенту качество - и не будете тратить драгоценное время и ресурсы, пытаясь добиться несоответствующего уровня качества.

Эффективный менеджер проекта знает, насколько важно проверять, как результаты проекта соответствуют потребностям. В Цикле Деминга (Скоро) планирование – действие – проверка - корректировка (Plan-Do-Check-Act) и Бизнес тестирование являются важными инструментами для того, чтобы вынудить вас изучить потребности конечных пользователей.

Управление людьми

(Вопросы 5, 8)

Люди из вашей проектной команды могут, как выполнить, так и завалить конечный результат. Здесь, добиться правильного сочетания межличностных и политических навыков так же важно, как и правильные технические навыки. Чтобы помочь своей новой команде приступить к совместной эффективной работе, как можно скорее, разработайте Устав команды (Скоро) и очертите ожидаемые результаты (Скоро). Используйте хорошо информированное распределение задач (Скоро) и соответствующие навыки управления командой (Скоро) направляя вашу команду в нужное русло и продуктивную работу. И будьте готовы помочь людям с помощью Формирование, Штурм, Нормирование и Выполнение (Скоро) этапов, через которые прошли множество команд.

Связи

(Вопросы 15, 18)

Как и в большинстве ситуаций, эффективные коммуникации проекта означают, общение с нужными людьми в нужное время и в правильном направлении. Управление взаимоотношениями заинтересованных сторон (Скоро) имеет важное значение. Когда вы будете делать ваш анализ заинтересованных сторон (Скоро), необходимо определить, кто должны быть проинформирован в полном объеме, а кто нуждается в менее интенсивном общении. Это поможет вам сэкономить много времени и поможет вам поддерживать хорошие отношения с людьми, участвующими в проекте.

Проект Мониторинга (Скоро) отлично подходит для представления об обновлениях проекта таким образом, чтобы люди могли быстро всё понять. Для более длительных проектов, которые требуют периодических отчетов о состоянии, Мильный столб отчётности (Скоро) будет эффективным для охвата состояния проекта.

Управление рисками

(Вопросы 10, 13)

Менеджеры проектов должны понимать, какие риски их планов являются значительными. Статья Влияние риска/Диаграмма вероятности в этом поможет .

После этого, разработайте план мониторинга и управления основными рисками, связанных с вашим проектом. Используйте ваш Анализ рисков (Скоро), для разработки вариантов снижения рисков, подготовьте План действий в чрезвычайных ситуациях (Скоро)

Проект закупок

(Вопросы 2, 20)

Если ваш проект не является домашним (in-house), внешние поставщики, как правило, имеют большое влияние на ваши расходы. Поставщики также влияют на проект поставок на время и спецификацию.

Потратьте время, чтобы определить ваши потребности, в документе Запрос предложений (Скоро), а затем используйте подход соответствующий Управлению закупок (Скоро), чтобы выбрать лучшего поставщика.

Совет:
Более подробную информацию об этих навыках управления проектами, смотрите в статье Основы Управления Проектом (Скоро).

Общие навыки управления проектами

(Вопросы 4, 9)

Этот опрос также указывает на некоторые общие навыки, которые вы должны знать, развивая ваши способности управления проектами. Преговоры (скоро) в частности, Интегративные переговоры (скоро) - это очень важно для отношений с поставщиками и для получения внутренних ресурсов, когда вы в них нуждаетесь.

Разрешение конфликтов (скоро) является ещё одним важным мастерством общего характера. Начиная с разрешения конфликта в рамках вашей проектной команды до управления конфликтом, который возникает во время переговоров, это фундаментальный навык для менеджеров проектов. В конечном счёте, ваши навыки решения проблем (Скоро) являются существенными. Они помогут не только улучшить навыки ведения переговоров и разрешения конфликтов, но и помогут в управлении рисками, управлении временем, управлении качеством.

Ключевые моменты:

Управление проектом - это сложный процесс, который требует широкого диапазона знаний и навыков.

Управляете вы проектами регулярно или только один-два раза в год неважно, полученные навыки в области управления проектами являются применимыми для многих управленческих и руководящих должностей.

Понимание потребностей клиентов и удовлетворение их ожиданий своевременно, являются универсальными требованиями. Используйте информацию, которую вы получите здесь, чтобы улучшить конкретные навыки управления проектами, а также ваши общие рабочие навыки.

Mindtools.com

Прсмотров: 505