Система Orphus

Насколько хорошо вы управляете изменениями?

Автор: Андрей Криган
Дата: 2013-06-15 Печать статьи
 Насколько хорошо вы управляете изменениями?

Для большинства организаций, изменения неизбежны. Поэтому, в какой-то момент, скорее всего вы, будете вовлечены в управление проектом изменений - будь то простое изменение способа работы вашей команды с жалобами клиентов, или существенное изменение организационной политики или стратегии. Когда вы будете эффективно управлять изменениями, вы сможете переместить вашу организацию на новый уровень "обычного ведения бизнеса", и обнаружите, что другие люди быстро принимают изменения. Это означает, что ваша команда и организация набирается опыта с минимальными сбоями и багажом успешных проектов, а не тормозит и терпит неудачи.

Тест ниже, поможет вам оценить ваши навыки управления изменениями. Используя его, вы сможете узнать для себя, где ваши навыки сильны, и где вам нужно развивать новые навыки.

Затем мы проведём вас через ключевые области управления изменениями, и дадим вам ссылки на ресурсы, которые вы сможете использовать для дальнейшего развития ваших навыков управления изменениями.

Насколько хорошо вы управляете изменениями?

Инструкция:

Для каждого пункта, отметьте кнопкой в столбце, ответ который лучше всего вас характеризует. Отвечайте, пожалуйста, на вопросы, как есть на самом деле (а не так, как должно быть, по вашему мнению), и не беспокойтесь, если некоторые вопросы покажутся вам, отмеченными в "неверном направлении”. Когда вы закончите, пожалуйста, нажмите кнопку “Подсчитать балы”, расположенную в нижней части теста.

Утверждение Никогда Редко Иногда Часто Всегда
1 Обычно я получаю хорошую поддержку со стороны руководителей за изменения, которые я хочу реализовать.
2 Я сам создаю план изменений для моего отдела и команды, и позволяю другим ведомствам сделки действовать на своё усмотрение.
3 Я делюсь успехами в рамках всей организации, чтобы каждый понимал положительное влияние изменений проекта.
4 Если изменение даёт финансовый и операционный смысл, то оно должно работать.
5 Если команда недовольна тем, как что-то работает или ходом процесса прямо сейчас, изменение, скорее всего, будет успешным.
6 Я пытаюсь понять культуру и ценности организации, как важные элементы изменения проекта.
7 Когда происходят изменения, я рассчитываю на то, что люди, продолжат их реализацию на 100 процентов.
8 Как только я добиваюсь успеха в изменении проекта, я объявляю о победе и перехожу к следующему проекту.
9 Я с уважением отношусь к таким вещам, как воздействие на людей и организационные структуры, при планировании проекта изменений.
10 Если я считаю, что что-то необходимо изменить, я сразу же делаю всё, чтобы это произошло.
11 Чтобы заручиться помощью и поддержкой своей команды, я обсуждаю с членами команды то, что вызывает необходимость в переменах.
12 Я дам людям освоиться с изменениями, прежде чем я решу, что нет необходимости в дополнительной подготовке.
13 Если ключевые лица убеждены в том, что изменения необходимы, то все остальные заинтересованные стороны, как правило, должны “подняться на борт”.
14 Сложно управлять изменениями эффективно, если ранее организации плохо давались проекты изменений.
15 При реализации проекта изменений, я ставлю достижимые краткосрочные цели, которые после достижения, будут мотивировать людей, упорствовать и продолжать пробовать.
16 Изменения так же полезны, как и отдых, поэтому даже если в них и нет необходимости, это часто помогает "немного встряхнуть вещи."

 

Total of weighted scores
(see instructions):
         

Интерпретация оценки

Оценка Комментарий
16-36 Вы склонны рассматривать лишь конечный результат и забываете сосредоточиться на планировании насущных потребностей. Чтобы быть успешным в области изменений, вы должны общаться и обмениваться переживаниями по поводу поставленных целей с вашей командой, используя это как способ создания необходимой поддержки. Найдите время, чтобы поработать по разделам ниже и подробно узнать, как это сделать.
37-58 Вы правильно понимаете многие элементы, необходимые для изменений, однако применение их на практике не всегда работает хорошо. Сосредоточьте ваше внимание на разработке процесса, который позволит работать с каждым из элементов изменений, один за другим. Идеи и ресурсы ниже помогут вам сделать это.
59-80 У вас очень хорошее понимание того, что делает изменения успешными, а также вы обладаете хорошими знаниями в области управления, планирования и осуществления изменений. Просмотрите разделы ниже чтобы увидеть, есть ли ещё какие-то идеи, которые вы можете использовать, чтобы стать ещё лучше.

Вопросы, на которые вы только что ответили, касаются четырех основных направлений успешного управления изменениями. К ним относятся:

  • Понимание изменений.
  • Планирование изменений.
  • Управление сопротивлением изменениям.
  • Реализация изменений.

Обращаясь к каждому из этих направлений, вы лучше подготовитесь к планированию и реализации успешных проектов изменений. Мы рассмотрим каждое направление отдельно, и дадим вам ссылки на более подробные ресурсы, которые можно использовать в процессе управления изменениями (Скоро).

Понимание изменений

(Вопросы 1, 7, 10, 14)

Перед тем, как управлять проектом, который включает в себя изменение метода работы людей, вы должны сначала понять, как люди будут реагировать на изменения. Тогда вы окажетесь в более выгодном положении при планировании этапов изменения, и того, какое влияние окажут изменения на вашу организацию.

Теория Кривая изменений (Скоро) описывает реакцию людей на каждом этапе изменений. Эти реакции могут варьироваться в диапазоне от "шока и отрицания," обычно это происходит тогда, когда бизнес только начинает рушиться, до "принятия" и "обязательств", когда изменения реализованы.

Многим людям нужно время, чтобы приспособиться и принять изменения. Поэтому уровень производительности может падать когда, они учатся тому, как использовать новые системы и процессы. Модель управления изменением Левина (Скоро) "Разморозить – Изменить - Заморозить" показывает, почему вам необходимо закладывать достаточно времени в процесс для людей, чтобы приспособиться, и предоставить достаточно консультаций пострадавшим в результате изменений.

Планирование изменений

(Вопросы 2, 4, 6, 9)

Фраза "Если вы не в состоянии планировать, вы планируете обанкротиться" – подходит для управления изменениями, как ни что другое. Как всегда, тщательная подготовка, является ключом к успешному планированию.

Раздел, проведение Анализа воздействия (Скоро) поможет вам понять, возможные позитивные и негативные последствия изменений, так что вы сможете разработать план действий в чрезвычайных ситуациях для решения любых вопросов, которые могут возникнуть.

Модель изменений Burke-Litwin (Скоро) поможет вам определить все потенциальные зоны воздействия. В ней подчёркивается сложность взаимосвязи организационных структур, а также она позволяет отследить, как предлагаемый проект изменений повлияет на другие сферы вашей организации. Алмаз Ливитта это еще один инструмент, который анализирует, как изменение может повлиять на вашу организацию. Здесь рассматривается четыре основных компонента организации - структура, технологии, люди и задачи – это поможет вам понять то, как изменения в этих компонентах могут влиять друг на друга.

Вы можете также использовать Концепцию McKinsey's 7S (Скоро) которая поможет взглянуть вам на каждый пораженный участок, и убедиться в том, что вы решаете все вопросы организации равномерно и конгруэнтно. Организационный дизайн (Скоро) особенно важен, потому что вы должны убедиться в том, что ваши изменения будут поддержаны вашей командой и организацией, используя только доступные ресурсы.

И наконец, инструменты и методы, которые предлагались в нашем разделе Управление проектами (Скоро) помогут вам при планировании реализации изменений.

Управление сопротивлением изменениям

(Вопросы 5, 11, 13, 16)

Многие люди чувствуют себя не комфортно с изменениями. Поэтому большей частью управления изменениями, является преодоление сопротивлений, а также содействие в принятии изменений и веры в перемены.

Вы можете преодолеть это сопротивление, путём эффективного общения. Поговорите о том, почему перемены необходимы, и поделитесь своим видением (Скоро) изменений со всеми. Это включает в себя переговоры со всеми заинтересованными сторонами (Скоро) и получение их поддержки в самом начале процесса. Дискуссии на ранней стадии могут помочь вам оценить различные препятствия, чтобы изменить, а затем спланировать, как управлять заинтересованными сторонами, по мере продвижения проекта вперёд.

Согласно Управлению изменениями Beckhard и Harris's (Скоро), чтобы мотивировать людей на изменения, они должны быть недовольны текущей ситуацией, и должны быть убеждены в том, что предлагаемое решение является целесообразным и практичным. Используйте это уравнение для оценки готовности к изменениям, и тогда вы сможете быть уверены, что изменения действительно нужны, и что ваши планируемые изменения приведут к значительным выгодам.

RACI матрица (Матрица ответственности) (Скоро) это еще один полезный инструмент, который может помочь вам управлять сопротивлением изменениям. Он показывает, как структурировать различные обязанности между командой изменений и остальными заинтересованными сторонами. Вы сможете справиться с естественными сопротивлениями, а также управлять вопросами, возникающими на протяжении всего процесса, сохраняя ваше общение открытым и хорошо организованным.

Реализация изменений

(Вопросы 3, 8, 12, 15)

При реализации изменений, постоянное общение имеет решающее значение - вы почти наверняка в какой-то момент столкнётесь с проблемами, если не будете регулярно говорить о планах и делиться вашими успехами, люди просто могут вернуться к старым способам ведения дел.

Ведение Оценки потребностей в обучении (Скоро) на различных этапах проекта, необходимо для того, чтобы люди имели навыки, которые необходимы, для успешной реализации изменений. Люди должны быть уверены в том, что они смогут выполнить то, что их просят сделать – таким образом, время на подготовку необходимо закладывать до и после изменений.

8-ми ступенчатая модель изменений Коттера (Скоро) является полезным инструментом общего управления изменениями, а последние три этапа, имеют решающее значение для их успешной реализации. Эти три действия:

  • Достигать краткосрочных побед.
  • Опираться на изменения.
  • Закреплять изменения в корпоративной культуре.

Поэтому стремитесь сразу к нескольким ранним достижениям, чтобы демонстрировать преимущества изменений. Это поможет сохранить мотивацию и энтузиазм для изменения на высоком уровне.

Затем определите здания на которые будут опираться изменения, которое вы начали, и работайте в этом направлении, делая это частью организационной культуры. Это поможет отделить "хорошее" управление изменениями от "великого". Хорошее управление изменениями - это когда вы удовлетворены достижением своей первоначальной цели. Великое управление изменениями - это когда вы продолжайте регулировать вашу цель на непрерывное улучшение - вы не боитесь постоянно менять вещи, потому что вы уверены в своей способности, сохранять достижения прогресса.

Совет:
Чтобы взглянуть на эффективное управление изменениями с другой стороны, прочитайте нашу статью Почему изменения могут терпеть неудачу (Скоро)

Ключевые моменты:

Управление изменениями является сложной и важной задачей. Если применить процесс и использовать различные инструменты, вы сможете разработать план изменений, который люди будут принимать и упорно трудиться над его реализацией, что приведёт к снижению сбоев в работе команды и организации.

Потому как перемены не происходят в изоляции, вы должны понять, как работают изменения, затем расширить своё мышление, обсуждать потенциальные воздействия и поддерживать открытое общение с людьми.

Как только изменение реализовано, управление изменениями на этом не заканчивается. Убедитесь, что вы продолжаете сопровождать реализацию достижения цели, и гарантируете, что люди обладают навыками, необходимыми для выполнения того, что их просят сделать.

Принимая широкий и активный подход к вашим проектам изменений, вы будете наслаждаться большим успехом, и сможете развить этот успех для многих других проектов в области изменения в будущем.

Mindtools.com

Прсмотров: 462