Система Orphus

Управление прерыванием

Автор: Андрей Криган
Дата: 2013-08-09 Печать статьи
Управление прерыванием

Ежедневные перерывы в работе могут стать основным барьером для эффективного управления своим временем и, в конечном счете, могут стать препятствием для вашего успеха.

Вспомните ваш последний рабочий день, и рассмотрите то множество минутных перерывов которые произошли. Там, возможно, были телефонные звонки, электронные письма, разговоры в коридоре, коллеги заглянули в ваш офис, или что-нибудь ещё, что неожиданно требует вашего внимания и, при этом, отвлекает вас от работы под рукой.

Поскольку ваш день имеет так много часов, всего несколько небольших перерывов могут отнять у вас время, необходимое для достижения ваших целей и успеха в работе и жизни.

Более того, они могут нарушить ваше внимание, что означает, что вам придётся тратить время на повторное включение в мыслительные процессы, необходимые для успешного выполнения сложных задач.

Ключ к управлению прерываниями это знать, что они существуют и независимо от того необходимы они или нет, планировать их в свой ежедневный график. Советы, которые следуют ниже, могут помочь вам сделать это, и, таким образом, предотвратить прерывания, которые разочаровывают вас, и ставят под угрозу ваш успех.

Использование инструмента

Используйте следующие советы, чтобы понять и управлять прерываниями:

1. Регистрируйте прерывания в журнале

Если прерывания постоянно отнимают у вас силы и время, или если они часто отклоняют вас от графика и приводят к задержкам, пришло время завести Журнал прерываний. Это простые записи прерываний, которые возникают в течение дня.

Нажмите здесь, чтобы бесплатно скачать Лист Журнала прерываний. На рис. 1 приведён пример.

Рисунок 1: Журнал прерываний

Персона

Дата и время

Описание прерывания

Обоснованное?

Срочное?

         
         
         
         


Регистрируйте прерывания, которые с вами происходят в Журнале прерываний каждый день, по крайней мере, неделю, записывайте каждое прерывание, которое возникает, и отмечайте человека, который вас прерывал; дату и время когда это произошло; являлось ли оно обоснованным, и было ли это срочно (или того, кто мог бы подождать до лучших времен.)

После того как вы записали все прерывания за неделю, сядьте со своим журналом и проанализируйте информацию.

Какие прерывания обоснованы, а какие нет?

Вам придется иметь дело с обоснованными прерываниями. Мы покажем ниже, как вы можете запланировать их в свой день так, чтобы они получили должное внимание, а у вас ещё осталось время, чтобы адекватно адресовать вашу повседневную работу.

Что касается прерываний, которые не являются обоснованными, то вы должны найти способ заблокировать их в будущем.

2. Анализируйте и покоряйте прерывания

Анализируйте и покоряйте прерывания, которые вы найдете в вашем Журнале прерываний, в первую очередь обращая внимание на то, является ли прерывание обоснованным или нет.

Может кто-то мог бы избежать вашего прерывания, дождавшись, очередной встречи? Или, может, это было то, о чём бы они должны были спросить у вас в общем?

Если нет, то разберитесь с этим, вежливо, но настойчиво (Скоро).

Далее, посмотрите на то, насколько срочными были прерывания, и могли ли они быть упреждающими. Вы можете предопределить множество прерываний, удерживая рутину встреч с людьми: если они уверены в том, что они будут иметь доступ к вам в определенный момент в ближайшем будущем, то они будут учиться откладывать несрочные вопросы до этой встречи.

Однако, некоторые прерывания могут быть как срочными, так и обоснованными. Вы должны будете прерваться, и вам необходимо будет справиться с ситуацией.

Из вашего Журнала прерываний, вы увидите, как много времени уходит на эти срочные, обоснованные прерывания. Зарезервируйте это время в вашем графике как "непредвиденные обстоятельства", и принимайте столько другой работы, чтобы вы смогли уложиться в оставшееся время. Вам придется перемещать другие работы вокруг прерываний, но, по крайней мере, вы не будете перегружены и подчеркнёте те вещи, которые вы ещё не сделали, потому, что они были вынужденно перемещены в результате чрезвычайных ситуаций.

3. Заставте Ваш телефон работать на Вас (А не против Вас)

Немного планирования может пройти долгий путь в работе по контролю телефонных прерываний, которые многие люди испытывают в течении всего дня. Если вы находитесь в сроках или ваше внимание должно быть интенсивным (и не прерываться), пользуйтесь голосовой почтой, осуществляя фильтрацию вызовов, или попросите помощника разобраться с сообщениями для вас. Таким образом, вы сможете обрабатывать звонки по приоритету, и в любое удобное для вас время. По сути, это время телефонных разговоров может быть запланировано в вашем расписании, и таким образом стать нормальной частью вашего рабочего дня.

4. Отдышитесь

Во время прерывания очень легко увязнуть в "лихорадке" людей которые прерывают, поскольку они, несомненно, чувствуют, что их просьба является срочной. В действительности, однако, большинство прерываний объективно не являются подлинно кризисным поводом, и это может служить сигналом для всех, что лучше взять немного времени, прежде чем начинать действовать.

Потратьте несколько минут, чтобы рассмотреть ситуацию. Отдышитесь и очистите голову. Небольшая задержка, даже всего на несколько минут, проходит долгий путь в точной оценке ситуации и адекватного реагирования.

5. Научитесь говорить "Нет"

Часто бывает приемлемо говорить "нет" на просьбы или задачи, когда вы заняты, и кто-то другой может с этим справиться, если эта задача не является срочной, или это можно сделать и позже.

Когда, говорят "нет" вежливо и искренне, а затем следует краткое объяснение, это лучший курс для дальнейших действий: "Я работаю с очень сжатыми сроками над важным проектом прямо сейчас, так, что я прошу прощения, но я не могу всё бросить и помочь".

6. "Свободное" и "Недоступное" Время

Просто, но эффективно: пусть люди знают, когда вы доступны, а когда нет. Убедитесь в том, что люди знают, что во время вашего "времени недоступности", они должны прерывать вас только тогда, когда им придётся это сделать.

Вы и ваши сотрудники также могут договориться о сигнале, который все в офисе могут использовать, когда недоступен, например, вывешивать табличку на двери, или просто закрыв дверь. Это устраняет прерывания и поможет избежать обид.

Совет:
Здесь будьте осторожны. Если вы менеджер, важной частью вашей работы, должна быть доступность для людей, для обработки срочных вопросов, которые возникают, и тренировки вашей команды, чтобы люди были максимально эффективны.

Если вы поставите барьеры, которые слишком высоки, вы будете не в состоянии делать эту работу. Всеми средствами, используйте "время недоступности", но используйте его не более того, и убедитесь, что люди знают, что они могут прерывать вас, если существует реальный кризис.

7. Время "Только по приглашению"

Составляйте расписание регулярных встреч для людей, с которыми вы говорите наиболее часто. Попросите этих людей, вести список дел, которые они должны обсудить, так, чтобы вы смогли охватить все пункты одновременно. И заставляйте себя делать то же самое.

Политика " открытых дверей " это хорошо, но вы должны ограничить число людей которых вы приглашаете в вашу рабочую зону. Например, если вы планируете собрание, предложите, для удовлетворения ваших коллег, провести его в их офисе или конференц-зале. Таким образом, вы сможете оправдать себя после того, как вы достигните вашей цели. Кроме того, это гораздо проще встать и уйти самому, чем заставить людей покинуть ваш офис после того, как они сядут и почувствуют себя комфортно.

8. Неконтролируемые прерывания

Существуют прерывания, которые вы, как ни старайся, просто не можете контролировать.

Большинство людей счастливы запланировать что-то на более подходящее время, но когда это не сработает, быстро устанавливают параметры, говоря что-то вроде : "У меня только пять минут, чтобы поговорить об этом прямо сейчас", - и придерживаются этого.

Не просите прерывателя не сидеть и не участвовать в светской беседе. Поощряйте прерывателя, чтобы получить право на точку и если решение не будет достигнуто до истечения отведенного времени, установить время для того чтобы вернуться к этому снова, придерживайтесь его.

Mindtools.com

Прсмотров: 2126