Система Orphus

Как написать бизнес-кейс

Автор: Андрей Криган
Дата: 2013-11-03 Печать статьи
Как написать бизнес-кейс

У вас появилось несколько прекрасных идей для улучшения методов работы вашего отдела, обеспечивающих то, что от него требуется. Но как вам получить одобрение ваших проектов, чтобы идти вперёд? И как вам обеспечить, получение ресурсов, необходимых для их успешной реализации?

Ответ следующий: путем создания правильных документов бизнес-кейса. В официальных проектах, бизнес-кейс является главным результатом Стратегии Бизнес-Кейса, Фазы проекта (Скоро). Это один из ключевых документов, которые топ-менеджеры рассматривают при принятии решения, следует ли финансировать проект для того чтобы он мог идти вперёд. В бизнес-кейсе, вы детально указываете преимущества, которые проект будет обеспечивать, как они будут достигнуты, сколько это будет стоить, и сколько времени это займёт.

Существует ряд других преимуществ, которые исходят от написания бизнес-кейса:

  • Вы должны быть конкретными в том, чего ваш проект будет добиваться, всё в одном документе, так это будет, побуждать вас всегда думать о проекте и записать основные допущения.
  • Это обеспечивает базовый уровень проекта, от которого вы сможете отслеживать объём, стоимость, сроки и распределение льгот.
  • Это даёт вам возможность, в самом начале проекта, убедиться в том, что все заинтересованные стороны будут понимать, что вы поставляете (и не поставляете) и признают любые обязанности и обязательства, которые на них ложатся в поддержку проекта.

Чтобы получить максимальную пользу от этого, подумайте о том, как вы можете привлечь наиболее важные заинтересованные стороны. Например, вы могли бы проконсультироваться с ними, прежде чем показать свой бизнес-кейс - или, в качестве альтернативы, вы могли бы ввести их в курс дела, и получить их отзывы о ранних стадиях проекта.

Несколько статей нашего Проекта в области Управления будут Вам полезны. В частности, обратите внимание на наши статьи Работа со спонсорами проекта (Скоро), Анализ заинтересованных сторон (Скоро), Управление заинтересованными сторонами (Скоро), RACI Матрица (Скоро) и Карта влияний (Скоро).

Как пользоваться инструментом

Каждый бизнес-кейс должен включать в себя целый ряд основных компонентов. Уровень детализации, который необходим для вашего документа, будет завесить от того, на каком этапе находится проект, а также от уровня сложности и требуемых инвестиций. Например, для сложных проектов, возможно, потребуется представить первоначальный бизнес-кейс и добиваться одобрения проекта в принципе. Это позволило бы привести к освобождению предварительного финансирования, так что менеджер проекта сможет подготовить полный бизнес-кейс, с подробным анализом объёма, затрат и выгод. Утверждение этого детального бизнес-кейса, запустит финансирование проекта для реализации в полном объёме.

С другой стороны, проект изменений существующей информационной системы автономной доставки юридических требований может быть реализован быстрее, потому что он является независимым, и оказывает минимальное воздействие. В этом случае бизнес-кейс может состоять всего из несколько страниц.

Совет:
Большинство организаций имеют строгий, тщательно продуманный процесс выделения средств на реализацию проектов. Они также обладают набором приоритетов и соображений, по которым такие проекты будут оцениваться. Исследуйте шаблоны и руководящие принципы вашей организации, прежде чем приступить к написанию бизнес-кейса.

В частности, исследуйте, существует ли шаблон, который вы можете использовать (и какие его части являются обязательными, а какие необязательными). Определите, кто утверждает бизнес-кейс по уровню инвестиций, которые требуются для проекта, а также определите критерии оценки для утверждения проекта.

Основными компонентами бизнес-кейса являются :

  • Резюме руководства - Здесь, обобщите ключевые моменты для каждого раздела бизнес-кейса, в идеале на одной странице. Вы напишите это резюме после того, как вы чётко продумаете проектное предложение в деталях, и составите документ бизнес-кейса.
  • Предпосылки проекта - Выявление проблем, возможностей и требований бизнес-стратегии, адресованных к предлагаемому проекту. Обсуждение любых других параметров, которые были рассмотрены и отвергнуты в качестве возможных решений. Выявление любых последствий не одобрения проекта. Сбор информации о ключевых заинтересованных сторонах, которые принимали участие в разработке проекта, а также разъяснение работы, которая уже имела место на ранних стадиях проекта или в связанных проектах.
  • Задачи - Утверждения, которые проект будет обеспечивать с помощью SMART задач (Скоро).
  • Сфера действий - Определите, что проект будет обеспечивать. Чётко определите, что находится внутри сферы действий, а что за ней. Вы можете найти полезным, перечислить процессы или производственные зоны, географические районы, департаменты/функции, оборудование, системы (не забудьте указать, какие системные интерфейсы находятся в сфере действий - об этом часто забывают!), или группу заинтересованных сторон, в качестве способа чёткого представления о том, что находится в сфере действий.

    Это часто бывает полезно знать, когда обязанности проекта закончатся. Например, проект может быть ответственным за создание начальной подготовки группы внутренней поддержки. Тем не менее, группы внутренней поддержки могут нести ответственность за обучение конечных пользователей в рамках существующих обязанностей "повседневного ведения бизнеса".

  • Зависимость - Выявление всех зависимостей проекта. Например, чётко заявите о том , что ваша команда в любом случае зависит от работы другой команды, для завершения проекта. Кроме того, обязательно укажите, осуществляют ли проекты, которые опирается на то, что вы поставляете.
  • Риски - Выявление критических рисков (Скоро) в рамках проекта. Укажите, как вы планируете устранять, уменьшать и управлять этими рисками (Скоро), а также определите последствия, если этого не делать. Вам может также пригодиться, оценить вероятность каждого возможного риска, или дать более подробное описание условий, в которых вы не смогли бы эффективно снизить риск.
  • Затраты и ресурсы - Чётко изложите ваш проект бюджета. Кроме того, выделите ресурсы, от которых вы зависите, но которые не требуют денежных расходов. Эти ресурсы могут включать в себя такие вещи, как IT-оборудование, людей, оборудование, а также помещения, которые уже имеются. В этих случаях определите объём таких ресурсов, которые могут потребоваться, и определите, откуда вам ожидать поступления этих ресурсов.

    Чётко укажите любые предположения, которые поддерживают смету расходов бизнес-кейса, а также любые цифры, которые вы упустили. Например, если у вас предполагается, наличие достаточного количества ёмкостей для хранения данных, доступных уже сейчас, заявить об этом.

    Часто забывают включить в бюджет расходы на персонал, который должен присутствовать на мероприятиях в рамках проекта (например, семинары или бизнес-тесты), а также дополнительные аппаратные комплексы обеспечения мощностей. Например, если дополнительный сервер, необходим для поддержки тестирования, но он не потребуется после того, как проект "оживаёт", легко забыть указать это в бюджете.

    Менеджеры часто имеют проблемы с привлечением ресурсов, необходимых для реализации их проектов. Именно поэтому очень важно, чтобы ключевые заинтересованные стороны отказались от предварительных утверждений, и имели представление о ресурсах, которые потребуются для проекта.

  • Преимущества - Утверждения преимуществ (Скоро), которые будет обеспечивать проект. Они должны включать в себя как качественные, так и количественные преимущества.
  • Основные этапы - Утверждение линии времени вашего проекта. Если проект должен быть готов к определённой дате, для достижения юридического или внутреннего срока, заявите об этом. Также, опишите чёткое представление о последствиях начала работы над проектом, или не готовности стартовать к определённой дате.
  • Оценка проекта - То, как проекты будут оцениваться, будет зависеть от организации и её миссии. Однако многие организации базируют своё решение, принять или отклонить проект, на внутреннюю норму доходности или чисто приведённую стоимость, оба из которых являются мерой окупаемости, которую проект будет поставлять в организацию после того, как расходы были учтены.

Совет:
Точно так же, как ваша организация может иметь специализированные шаблоны для бизнес-кейсов, она может иметь специализированные правила, которые подробно описывают то, как проекты должны быть оценены. В случае необходимости, обратитесь за помощью к вашему финансовому отделу, чтобы убедиться, что эта часть вашего бизнес-кейса правильно структурирована.


Ключевые моменты:

Бизнес-кейс является ключевым документом на начальной стадии проекта. Он подробно описывает то, каким образом проект будет реализован, а также является основным документом для лиц, принимающих решение об утверждении финансирования вашего проекта. Помимо этого, он устанавливает базовую линию для масштаба проекта, затрат и сроков, что является ключом для определения, будет ли проект успешным или неудачным. Таким образом, будьте осторожны с этим документом - в конце концов, всё, что не так, не учтено или неправильно понято, может, вероятно, вызвать проблемы в дальнейшем.

Как и многие ключевые документы управления проектами, бизнес-кейс предоставляет вам возможность задействовать заинтересованные стороны и обеспечить поддержку вашему проекту. Убедитесь, что вы в максимальной степени используете эту возможность!

Прсмотров: 623