Система Orphus

Работа со спонсорами проекта

Автор: Андрей Криган
Дата: 2013-11-26 Печать статьи
Работа со спонсорами проекта

Ни один проект, никогда, не сможет оторваться от земли без спонсора. Он или она, это люди, которые определили необходимость внесения изменений в сфере бизнеса, и стремятся к тому, чтобы эти изменения осуществить.

Спонсор проекта - это человек, который предлагает проект и тот, кто привлекает ресурсы - людей, деньги и время. Спонсор имеет авторитет и влияние в рамках организации, проект которой был одобрен, и гарантирует ей поддержку, которая необходима для достижения успеха. Другими словами, спонсор проекта является внутренним "клиентом", которому менеджер проекта должен сдать проект, согласно спецификации, бюджета, и в установленные сроки.

Отношения, менеджер проекта/спонсор проекта, таким образом, чрезвычайно важны для успеха проекта. Если вы являетесь руководителем проекта, понимание того, что именно делает спонсор проекта, имеет решающее значение для управления этими отношениями эффективно и заблаговременно.

Роль спонсора проекта

В первую очередь, спонсор должен иметь полномочия и обязательства, чтобы обеспечить успех проекта. В то время как влияние менеджера проекта, часто ограничивается командой проекта, спонсором является тот, кто ведёт и направляет общую бизнес-среду, связанную с проектом. Таким образом, спонсор несёт ответственность за то, чтобы организация понимала ценность проекта и была готова к приёму и реализации результатов проекта.

Спонсор проекта, как правило, занимает руководящую должность в рамках бизнес-функции, которая в конечном итоге поддержит проект. Таким образом, спонсор обладает значительным вкладом в проект, и в высшей степени стремится к результатам.

Некоторыми ключевыми обязанностями спонсора проекта являются:

  • Выравнивание проекта с целями организации – Продвижение проекта, мониторинг политической обстановки, и внесение изменений по мере необходимости.
  • Назначение менеджера проекта (PM) – Обеспечение того чтобы PM понимал его или её роль и обязанности.
  • Утверждение плана проекта – Это включает в себя содержание проекта, график, бюджет и цели.
  • Закрепление ответственности на PM для направления проекта в нужное русло – Регулярные встречи с PM, и закрепление ответственности на PM за ключевые результаты, в соответствии с планом проекта.
  • Поддержка PM – Быть доступным для консультаций и встреч, а также помогать PM, избегать и сокращать воздействия препятствий.
  • Обеспечение финансирования – Получение необходимых финансовых ресурсов, или взаимодействие с людьми или группой которые дают разрешение на финансирование (например, владелец компании, совет директоров, внешние источники финансирования). Обеспечение того, чтобы активы проекта использовались должным образом (это финансовое обязательство часто становится основой для всех остальных обязанностей спонсора проекта).
  • Помогать PM получить все необходимые ресурсы – Это включает в себя управление кросс-функциональными отношениями, и обещание защищать ресурсы, от перераспределения в другие места.
  • Активное продвижение проекта – Информирование о выгодах и важности проекта.
  • Наставничество и поддержка PM – Расширение возможностей и мотивации PM, укрепление доверия и лидерских навыков PM, решение тех вопросов, которые PM не может решить.
  • Утверждение значительных изменений – Это включает в себя поддержку потребностей в дополнительных ресурсах, в противном случае изменение ключевых частей плана проекта, по мере необходимости.
  • Мониторинг и анализ прогресса – Обеспечение стратегической направленности PM, проверка различных фаз проекта, и принятие конечных результатов.
  • Празднование успехов проекта – Признание усилий команды, поддержка по мере необходимости, вклад в процесс окончательного рассмотрения, в том числе и в Оценку результатов внедрения (Скоро).

Таким образом, спонсор проекта является чемпионом на руководящем уровне, который гарантирует , что проект получит то, что ему нужно, и обеспечит то, что он должен. Очевидно, что спонсорство проекта - это активная позиция, которая включает в себя неизменную приверженность на протяжении всего срока реализации проекта.

Крупные проекты часто имеют Руководящий Комитет, который, как правило, стоит во главе спонсорства проекта. Этот Комитет имеет право окончательного утверждения бюджета, принимает решения о масштабах и объективности изменений, и является высшим органом для разрешения вопросов и споров.

Характеристика отличного спонсора проекта

Чтобы исполнить эту важную роль, человек должен быть страстно увлечён проектом, а также уметь эффективно распространять эту страсть. Вот некоторые ключевые требования для эффективного спонсора проекта:

  • Иметь достаточное влияние в рамках организации, чтобы отстоять принципы.
  • Понимание стратегии организации, и того, как цели проекта помогут добиться желаемого.
  • Наличие полномочий для принятия окончательного решения.
  • Наличие личной заинтересованности в результате проекта.
  • Понимание целей проекта.
  • Способность решать проблемы, связанные с различными заинтересованными сторонами и конкурирующими потребностями.
  • Наличие достаточного количества времени для встреч и обязанностей в рамках проекта.
  • Эффективная взаимосвязь с представителями всех уровней проекта.

Если вас просят стать спонсором проекта, или если вы ищете правильного спонсора , вы должны знать об этих качествах. Тем не менее, если вы менеджер проекта, и вы должны работать в тесном сотрудничестве со спонсором, вы можете сделать определенные вещи, взяв на себя ответственность за отношения, и помочь гарантировать успех проекта. Мы обсудим некоторые из них далее.

Эффективная работа со спонсорами проекта

Наличие правильного спонсора это только полдела. Спонсор проекта и менеджер проекта должны хорошо работать вместе. Они, возможно, уже имеют рабочие отношения, потому что они часто работают в одном офисе или в одной компании. Иногда, однако, спонсор проекта и менеджер проекта приезжают из разных организаций. Знание того, как наладить эти важные рабочие взаимоотношения, является ключом к успеху проекта.

Вот несколько советов для менеджеров проектов, по улучшению совместной работы со спонсорами проекта:

  • Обсудите проектные ожидания в самом начале – Убедитесь, что вы оба чётко представляете цели и специфику проекта.
  • Возьмите на себя ответственность за качество взаимоотношений – Задайте тон отношениям и типу взаимосвязи, который вы будете использовать.
  • Узнайте, сколько знает спонсор – Определите, каким объёмом информации владеет спонсор в деталях проекта, и будьте готовы предоставить недостающую информацию.
  • Согласуйте роль и обязанности спонсора – Обсудите следующие вопросы:
    • Как хочет спонсор, чтобы PM докладывал о прогрессе?
    • Каким должен быть прогресс для доклада высшему руководящему звену?
    • В решении каких вопросов спонсор вовсе не хочет принимать участие?
    • Какой конечный результат будет одобрен спонсором?
    • Каким образом спонсор будет принимать участие в процессе предлагаемых изменений?
    • Какое наилучшее время и средства для общения?
  • Представьте спонсора команде проекта – Предоставьте спонсору возможность взглянуть на руководящих сотрудников, на проект и на ожидаемые результаты.
  • Регулярно встречайтесь и открыто общайтесь – Организовывайте текущие дискуссии по рассмотрению важных вопросов и продолжайте строить ваши отношения.
  • Уважайте время спонсора – Тщательно готовьтесь к совещаниям, и обобщайте информацию на сколько это возможно. Делайте всё как можно проще, чтобы спонсор получил только самую необходимую информацию.
  • Будьте открыты и честны со спонсором – Сообщайте о проблемах и задержках своевременно, а также давайте спонсору достаточно времени для решения вопросов, которые должны быть решены. Чем больше будет доверия, которое вы развиваете, тем лучше будут результаты проекта.

Менеджеры проектов, как правило, сосредоточены на одном проекте, в то время как спонсоры могут контролировать сразу несколько проектов одновременно. Примите это во внимание, и сделайте процесс общения максимально простым и понятным. Эффективный менеджер проекта действует как гид, упрощая всё для спонсора, который несёт конечную ответственность за конечный результат.

Ключевые моменты:

Воздействие спонсоров проекта, их приверженность и эффективность, напрямую влияет на успешную реализацию проекта. Тем не менее, от спонсоров проекта требуются определенные навыки, а также активное участие. На протяжении всего проекта, будут встречаться задачи, выполнение которых, требует действий и принятия решений. Спонсоры, в конечном счёте, несут ответственность за запуск проекта, а также за оказание поддержки в достижении результатов. Они играют руководящую роль – обеспечивая то, чтобы проект был завершен в соответствии с его планом, объёмом, графиком и бюджетом.

Спонсоры и менеджеры проекта могут сделать многое для улучшения результатов проекта. Это партнерство совместной ответственности: менеджеры проекта ориентируются на конкретные результаты, а спонсоры проекта фокусируются на общие результаты. Эта взаимосвязь является основным приоритетом, которая позволяет управлять с обеих сторон для обеспечения максимальной эффективности.

Прсмотров: 96